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Verwalten von Dokumenten

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Wie Dokumentenmanagement Software die Arbeit vereinfacht

Verwalten von Dokumenten

© 1996 Russell Illig

Unternehmen stehen zunehmend vor der Herausforderung, die wachsende Dokumentenflut bestmöglich zu beherrschen und gleichzeitig die rechtlichen Anforderungen der revisionssicheren Archivierung zu erfüllen.

Doch viele Unternehmen sind sich unsicher, welche Vorgaben, Gesetze und Richtlinien sie beim Einsatz von Dokumentenmanagementsystemen beachten müssen. Der neue Leitfaden von bitkom soll helfen.

Dokumentenmanagement Software bedeutet Dokumente erstellen, erfassen, verarbeiten, bearbeiten, anzeigen, exportieren, drucken, archivieren…

Digitales Dokumentenmanagement gehört zu den Kernkomponenten einer Software für Enterprise Content Management. Im Grunde regelt ein Dokumentenmanagementsystem, kurz DMS, dabei den Austausch großer Mengen von elektronischen Dokumenten und Informationen unterschiedlichster Art sowie den Zugriff der Mitarbeiter darauf. Die Folge: ein effizienteres Arbeiten. Doch modernes digitales Dokumentenmanagement umfasst weit mehr als das bloße Ablegen von Daten und Dokumenten.

Ein DMS sollte Informationen aus verschiedensten Quellen in elektronischen Akten bündeln, die alle Informationen für ein sinnvolles Arbeiten enthalten. Durch den Einsatz einer geeigneten Dokumentenmanagement Software ist man in der Lage, diese Anforderungen durchgängig zu erfüllen. Darüber hinaus werden Prozesse mittels intelligenter, (teil-)automatisierter Dokumentenzuordnungen optimiert.

Dokumentenmanagementsystem normkonform nutzen

Wenn Unternehmen Dokumentenmanagementsysteme zur Archivierung nutzen, müssen sie eine Reihe gesetzlicher Vorgaben beachten. Für die elektronische Archivierung gelten dabei die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD), sei es die Unveränderbarkeit, Ordnung, Vollständigkeit oder Nachvollziehbarkeit. „Der Gesetzgeber schreibt hierbei zwar vor, was zu tun ist, beantwortet aber nicht die Frage danach, wie Unternehmen diese Anforderungen erfüllen können“, sagt Jürgen Biffar, Vorstandsvorsitzender des Kompetenzbereichs ECM im bitkom, über die Probleme, die Unternehmen mit der Umsetzung haben.

Die neue „GoBD-Checkliste für Dokumentenmanagementsysteme“ des Branchenverbands bitkom gibt an dieser Stelle Hilfestellung und erklärt in fünf Kapiteln, wie Unternehmen bei der elektronischen Aufbewahrung mit Dokumentenmanagementsystemen die geltenden Vorschriften einhalten können.

DMS erleichtert das Arbeiten mit digitalen Dokumenten erheblich. Und das besonders zeit- und kostengünstig: So lässt sich nicht nur die Motivation, sondern auch die Effizienz in der Arbeitsweise Ihrer Mitarbeiter steigern! Wenn dann auch noch alle Ungewissheiten in puncto Vorschriften, Normen und Grundsätzen geklärt sind, steht einem adäquaten und effizienten Dokumentenmanagement nichts mehr im Wege.

Die GoBD-Checkliste für Dokumentenmanagement-Systeme steht für Sie auf der bitkom-Homepage zum kostenlosen Download bereit.

Dokumente wie Sand am Meer

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© outofsight.de

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Sie kennen PLATO XERITM noch nicht und wissen rein gar nichts damit anzufangen?
Dann wollen wir Ihnen an dieser Stelle ein wenig auf die Sprünge helfen und Ihnen diese DMS Software in Kürze näher bringen. Grundsätzlich ist diese Anwendung im unternehmerischen Dokumentenmanagement einzusetzen. Sie bietet ihren Nutzer dabei sichere und wirkungsvolle Lösungen an und unterstützt sie bei der Erstellung und Lenkung von Dokumenten innerhalb des Unternehmens.

Alle Vorteile unter einem Hut

Die Software wurde extra so gestaltet, dass sie einfach und schnell zu bedienen ist. Es sollen keine langen Einführungen oder monatelange Eingewöhnungen von Nöten sein, um mit ihr umgehen zu können. Alles ist intuitiv und für den Nutzer direkt verständlich und zugänglich.

Das Erstellen von Organisationsdokumenten, deren Freigabe und Bereitstellung an andere Mitarbeiter und Nutzer im Unternehmen funktioniert kinderleicht. Für den Anwender stehen viele Suchfilter bereit, die sogar gespeichert werden können, auch eine Tagging-Funktion und eine Live-Suche. Auf diese Weise wird der Zugriff auf das korrekte Dokument wesentlich erleichtert.

Besonders interessant ist die individuelle Anpassung von Einstiegsseiten. Hier hat man die Möglichkeit unterschiedliche Elemente und Seiten grafisch voneinander abzusetzen und somit mehr Struktur und Transparenz zu schaffen. Wem an einem kontinuierlichen Verbesserungsprozess gelegen ist, was eigentlich jeder sein sollte, der sollte darauf achten, dass seine Dokumente mit Bemerkungen versehen werden können. Unter anderen kann man mit der Software Verbesserungsvorschläge, Ergänzungen, zu prüfende Passagen, Fragen und Erklärungen hinzufügen. Wertvolle Informationen und Rückmeldungen, die man zur Optimierung benötigt. Um den Nutzer noch besser in das Programm zu führen, wurden bereits bekannte Microsoft Office-Anwendungen integriert.

Struktur und Ordnung ist alles

Ein gutes Dokumentenmanagement ist ein strukturiertes Dokumentenmanagement. Hierbei schafft XERITM die Grundlage, in dem es dazu beiträgt gesetzte Standards zu erfüllen. Es gibt Vorschläge, Regeln und andere Vorgaben vor. Es sorgt dafür, dass immer das aktuellste Dokument vorliegt und dem richtigen Nutzer vorgelegt wird. Veraltete und ungültige Dokumente gehören mit ihr der Vergangenheit an. Somit fällt auch lästige Doppelarbeit weg.

In einigen Branchen ist es zudem vorgegeben, dass gewisse Standards und Normen, rechtliche Bestimmungen und andere Richtlinien erfüllt werden müssen. Die Software bietet hierzu unter anderem die elektronische Unterschrift, einen systemweiten Audit-Trail und vieles mehr. Somit ist der Einhaltung all dieser Punkte Software-seitig nichts in den Weg gestellt, hohe Normenanforderungen können erfüllt werden. Die

Dokumentation erfolgt transparent und ist jederzeit nachvollziehbar. Durch die einfache Implementierung von Schnittstellen kann die Anwendung problemlos erweitert werden. Die vorhandene API (Programmierschnittstelle) ist ausführlich dokumentiert und kann für Exporte, aber auch Importe genutzt werden. Darüber hinaus verfügt die Anwendung über die Möglichkeit, seine Nutzer an wichtige Ereignisse zu erinnern. Sie informiert über die Stadien der einzelnen Dokumente und eskaliert im Notfall. Durch die hohe Transparenz übersieht man keine ausstehenden Aufgaben und erkennt bestehende Dokumentenverknüpfungen. Die DMS Software XERITM überwacht alle Dokumente und erkennt Inkonsistenzen sicher und effizient. Sie ist wie ein persönlicher Assistent, der einen von formellen und administrativen Aufgaben entlastet.

Anwendungsgebiete

  • Formularmanagement:
    Verwaltung und Automatisierung von Geschäftsprozessen
  • Managementsysteme:
    Geschäftssysteme, Handbuchmanagement für Arbeitssicherheit, Qualitätsmanagement und Umweltmanagement
  • Produkt-Dokumentation:
    Gebrauchsanweisungen, Pflichtenhefte, Text- und Validierungsdokumentation
  • Verträge:
    Arbeitsverträge, Geschäftsvereinbarungen, Lieferantenverträge, Mietverträge, Rahmenverträge
  • Vertriebsdokumentation:
    Argumentationshilfen, Marketing-Dokumente, Präsentationen, Preislisten
  • Vorgabedokumentation:
    Ablaufdiagramme, Anweisungen, Organigramme, Prozessbeschreibungen, SOP-Management