Mit Ordnung und Struktur zu mehr Qualität

Als Auditor ist man für jede sinnvolle Unterstützung dankbar. Alles, was einem das Auditmanagement erleichtert und vereinfacht, ist gern gesehen. In diesem Zug hat die PLATO AG aus Lübeck eine umfangreiche QM Audit Datenbank Software entwickelt, die genau dabei unter die Arme greifen und sich in den Verbesserungsprozess integrieren soll. Sie soll mehr können, als „nur“ Audits verwalten.

Um den Auditprozess noch besser steuern zu können, ist es möglich alle Produkte und Systeme, Arbeitsprozesse, -schritte und Verfahren genau zu kontrollieren und festzuhalten. Dabei kann die Software den gesamten Arbeitsablauf darstellen, mit ihm wichtige Managementinformationen liefern und den stetigen Verbesserungsprozess optimal lenken. Wie wichtig hierbei eine hohe Transparenz ist, wird jeder Auditor bestätigen können.

Mit Ordnung und Struktur zu mehr QualitätMit der Anwendung kann jeder Audit professionell gemanagt werden. Strukturell profitiert man davon, dass es für alle einzelne Audits trotzdem analoge Methoden und Techniken gibt, nach denen man vorgeht. Dies erleichtert nicht nur das Arbeiten mit fremd geführten Audits, sondern schafft umfassende Transparenz. Der Nutzer wird in allen Schritten von der Anwendung geleitet – Planung, Durchführung, Auswertung, Maßnahmen und Dokumentation.

Sämtliche Kommunikation (Termine, Inhalte, etc.) können über die Software gesteuert werden. Automatisierte Berichte und Reports ersparen Zeit. Es wird keine Zeit mit manuell erstellten Dokumentationen und Ablage verschwendet, sie wird effektiv bei der Erarbeitung neuer Verbesserungsmaßnahmen genutzt. Es kann eine detaillierte Jahresplanung aufgestellt werden, in der durch bereits gesammelte Daten auch potentielle Risiken mit berücksichtigen werden können. Anhand dieser Planung kann anschließend der Audit noch besser angepasst, abgestimmt und zusammengestellt werden.

Wichtige Fragen während eines Audits

Dank der softwareinternen Schnittstelle zu Microsoft Office sind Exporte einfach und schnell darzustellen und weiterzuverarbeiten. Mit dem mitgelieferten Fragebogenmanagement können viele Fragen in einem sogenannten Fragenpool gesammelt und von von dort aus jederzeit abgerufen werden. An ihnen kann ein hierarchischer Aufbau und eine spezifische Gewichtung erfolgen. Sollte bereits ein umfangreicher Fragenkatalog vorhanden sein, kann dieser in das System importiert werden.

Die Qualitätsmanagement Software kann für 1st und 2nd Party Audits, Produktaudits, Prozessaudits, Systemaudits, zur Vorbereitung für 3rd Party Audits, für Ihr Checklistenmanagement und Reviewmanagement, sowie für die Corporate Governance & Compliance eines Unternehmens eingesetzt werden. Durch die gegebene Simplifizierung funktioniert die Anwendung in jedem Unternehmen und in jeder Branche.

Standards schaffen und einhalten

Damit die Maßnahmendurchführung in Gänze gesichert ist, benötigt man einen methodischen und kontrollierten Verbesserungsprozess – hier hilft die Qualitätsmanagement Anwendung. Die gesammelten und erarbeiteten Infos können mit individualisierten Benutzerkonten an die Verantwortlichen weitergeleitet werden. Jeder Nutzer erhält die für ihn relevanten Informationen. Um diese und die Ergebnisse besser vergleichen zu können, stehen einem verschiedene Auswertmöglichkeiten zur Verfügung. Besonders für mittelständische und große Unternehmen lohnt sich die Anschaffung einer solchen Software auf Datenbankbasis. Sie schafft Struktur, Ordnung und Kontrollmaßnahmen. Die gebündelte Steuerung und Verwaltung von Dokumentation, Fragebögen, Prozessvorgängen und Ressourcen an einem Ort ist nicht nur systematisch, sondern trägt dazu bei, firmeneigene Standars zu setzen und zu wahren.